Artikel 1: Definities

1.1 Onder Opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die Evenementenbureau Let’s DO Events opdracht geeft om een bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins te verrichten ten behoeve van deze persoon.

1.2 Onder Opdrachtnemer wordt verstaan Evenementenbureau Let’s DO Events, die de opdracht voor de organisatie van bijeenkomsten, evenementen, activiteiten of anderszins aanvaardt, respectievelijk fungeert als contactpersoon bij het organiseren van bijeenkomsten, evenementen, activiteiten of anderszins verricht namens de Opdrachtgever.

1.3 Onder een bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins wordt verstaan o.a. teambuildingsdagen, promotiefeesten, personeelsfeesten, relatiedagen, bedrijfsevenementen, kleinschalige beurzen, jubileums, reünies, verjaardagen, bruiloften, familiefeesten, themafeesten of activiteiten waaromtrent de Opdrachtgever met de Opdrachtnemer een overeenkomst sluit.

1.4 Onder deeldiensten wordt verstaan alle diensten, services en/of producten van derden welke door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt verzocht hierin op te treden als contactpersoon middels een geaccepteerde opdracht tot dienstverlening. Opdrachtnemer zal haar uiterste beste doen om de gewenste deeldienst zo optimaal mogelijk in lijn met de wens van Opdrachtgever invulling te geven. Voorbeelden hiervan zijn:

• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een geschikte evenementenlocatie voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3.
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een dagvoorzitter/(gast-)spreker(s)/host(s) voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3.
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een evenementen website/app voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3.
• Het door Opdrachtnemer in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van overige producten, diensten en/of services van bedrijven en/of toeleveranciers voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3.

1.5 De realisatie van een deeldienst heeft plaatsgevonden, wanneer de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer heeft aangegeven dat de deeldienst adequaat is uitgevoerd.

1.6 Opdrachtnemer zal bij een deeldienst, behoudens het realiseren van het gewenste onderwerp/onderdeel, verder geen deel uitmaken van de verdere organisatie van de bijeenkomst van Opdrachtgever.

1.7 Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.

1.8 Onder werkzaamheden wordt verstaan alle handelingen en/of acties, die de Opdrachtnemer noodzakelijk acht om de verstrekte opdracht uit te voeren.

1.9 Onder offerte wordt verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde organisatie werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.

1.10 Onder aanbetaling en restantbetaling worden verstaan de vermelde procentuele vergoedingen, zoals aangegeven bij artikel 8.2 en worden berekend over het totale offertebedrag exclusief meerwerk en reiskosten. Deze aanbetaling en restantbetaling zal worden vermeld in de offerte van opdrachtnemer als Betaalcondities & Aanbetaling.

1.11 In de eindafrekening zijn begrepen het meerwerk, reiskosten en mogelijke andere onkosten, die nog niet nader gespecificeerd konden worden bij de offerte. Conform artikel 8.4 hanteert Let’s DO Events een betalingstermijn van 14 dagen.

Artikel 2: Toepassing algemene voorwaarden

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere offerte en overeenkomst die is aangegaan tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tenzij anders schriftelijk overeengekomen is.

2.2 De algemene voorwaarden van Opdrachtgever dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.

2.3 Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing voor derden die door Opdrachtnemer ingeschakeld zijn. Deze derden kunnen ter afwering van hun aansprakelijkheid een direct beroep doen op deze voorwaarden tegenover de Opdrachtgever.

Artikel 3: Offerte

3.1 Alle offertes van de Opdrachtnemer zijn vrijblijvend, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.

3.2 Alle offertes van Opdrachtnemer hebben een geldigheidsduur van 14 dagen, tenzij anders is vermeld in de offerte.

3.3 In de offerte worden door de Opdrachtnemer naar beste vermogen en weten het aantal geschatte uren opgenomen, voor de werkzaamheden die benoemd zijn in de offerte, op basis van de door de Opdrachtgever verstrekte gegevens. De opgave van het aantal uren en de daaraan verbonden kosten bindt de Opdrachtnemer niet.

3.4 Offertes van derden staan los van Let’s DO Events, en worden rechtstreeks ter beschikking gesteld aan de Opdrachtgever.

Artikel 4: Overeenkomst

4.1 Wanneer de Opdrachtgever een opdracht geeft aan de Opdrachtnemer zal laatstgenoemde de overeenkomst schriftelijk bevestigen. In deze overeenkomst dient ten minste het honorarium van de Opdrachtnemer met daarbij een omschrijving van de specifieke werkzaamheden te worden opgenomen. Op het moment dat de Opdrachtgever deze overeenkomst schriftelijk voor akkoord heeft ondertekend zal de inhoud van de opdracht c.q. bevestiging beide partijen binden.

Artikel 5: Wijzigingen

5.1 Wijzigingen in de opdracht dienen te allen tijde tijdig en schriftelijk door de Opdrachtgever aan de Opdrachtnemer doorgegeven te worden. Worden wijzigingen mondeling doorgegeven dan is het risico van de niet adequate uitvoering voor rekening van de Opdrachtgever.

5.2 Indien een wijziging van een opdracht een uitbreiding van het aantal te besteden uren tot gevolg heeft, zal het extra aantal te besteden uren tegen de dan overeengekomen tarieven aan de Opdrachtgever in rekening worden gebracht. Opdrachtnemer zal naar aanleiding van de wijzigingen inzicht geven in de daarmee gepaard gaande tijdsoverschrijdingen, alsmede een offerte uitbrengen voor de daaraan verbonden meerkosten.

5.3 Wijzigingen in productkeuze die hogere kosten tot gevolg hebben worden in rekening gebracht aan de Opdrachtgever.

5.4 Wijzigingen in de opdracht of onvoorziene omstandigheden kunnen tot gevolg hebben dat de tijdsplanning wordt overschreden. De gevolgen daarvan kunnen de Opdrachtnemer niet worden toegerekend en komen voor risico en rekening van de Opdrachtgever.

5.5 Opdrachtnemer is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten. Indien de Opdrachtgever een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en de wijziging heeft tot gevolg dat aan de Opdrachtgever een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijke prestatie afwijkt, heeft deze Opdrachtgever de bevoegdheid de overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.

Artikel 6: Prijzen

6.1 Alle prijzen zijn exclusief 21% BTW, tenzij anders aangegeven.

6.2 Kosten die in rekening gebracht worden door derden die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de uitvoering van de opdracht zoals accommodatiekosten, honoraria van sprekers en/of docenten, catering en/of technische voorzieningen, decoratie etc. worden door Opdrachtnemer altijd rechtstreeks doorgestuurd naar de Opdrachtgever, die verantwoordelijk is deze rekening conform de geldende voorwaarden te betalen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 7: Vergoeding

7.1. Voorafgaand aan de opdrachtverstrekking maakt Evenementenbureau Let’s DO Events een raming van de te verwachten aantal werkzame uren, welke zij verwacht te besteden aan de uitvoering van een project of event. Deze totale kostenraming wordt middels offerte en ingesloten begroting kenbaar gemaakt aan prospect dan wel (aspirant) Opdrachtgever.

7.2. Indien er door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer wordt gevraagd een zgn. ‘deeldienst’ zoals omschreven in artikel 1.4 te regelen dan wel te organiseren, zal Opdrachtnemer hiervoor een door Opdrachtnemer vooraf vastgestelde vaste vergoeding in rekening brengen bij Opdrachtgever met een minimum van € 250 exclusief BTW.

7.3 Evenementenbureau Let’s DO Events is vrij om samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met leveranciers en derden.

Artikel 8: Betalingstermijn derden en Let’s DO Events

8.1 Facturen van derden dienen door de Opdrachtgever conform de geldende voorwaarden van de derden partij direct aan de derden partij voldaan te worden. Indien hieraan niet wordt voldaan, zijn alle risico’s die hieruit voortvloeien, zoals bijvoorbeeld het niet nakomen van de overeengekomen werkzaamheden of te late levering door derden voor rekening en risico van de Opdrachtgever.

8.2 Let’s DO Events ontvangt 50% als aanbetaling van het offertebedrag bij opdrachtverstrekking met inachtneming van de in de offerte vermelde betaaltermijn. 50% als restantbetaling van het offertebedrag uiterlijk 1 week voorafgaand aan de dag van de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins dan wel realisatie van de verzochte deeldienst. Indien nodig zal na afloop van de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins een eindafrekening plaatsvinden, waarin begrepen het meerwerk, reiskosten en mogelijke andere onkosten.

8.3 Indien Opdrachtgever uiteindelijk besluit om geen gebruik te maken van de door Opdrachtnemer aangeboden deeldienst zal zij niet worden ontslagen van volledige betaling van offertekosten zoals geoffreerd en geaccepteerd middels ondertekening van de offerte.

8.4 Evenementenbureau Let’s DO Events hanteert een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

8.5 De Opdrachtgever is in gebreke bij iedere overschrijding van iedere overeengekomen termijn zonder dat daartoe door de Opdrachtnemer enige sommatie behoeft uit te gaan. Is Opdrachtgever een particulier, dan is de Wet Incassokosten (WIK) van toepassing.

Artikel 9: Annuleringen

9.1 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door Opdrachtnemer vastgelegd worden. Schade en/of ongelukken voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van de Opdrachtgever.

9.2 Indien de Opdrachtgever een opdracht annuleert zonder dat in 9.1 bedoelde vervanging wordt overeengekomen, is hij gebonden alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende kosten en schade te vergoeden.

9.3 Reeds gemaakte kosten, in aanloop naar de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins, zijn geheel voor rekening van opdrachtgever.

9.4 Annuleringen dienen te allen tijde schriftelijk en aangetekend te geschieden.

9.5 Ten tijde van annulering door de Opdrachtgever in aanloop naar de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins, dienen de gemaakte (meerwerk) uren, reiskosten en eventuele reeds gemaakte (on)kosten voldaan te worden, waarvoor een aangepaste factuur zal worden opgemaakt.

Artikel 10: Opschorting, staking en ontbinding

10.1 De Opdrachtnemer is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten c.q. te staken, indien de Opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie.

10.2 Bovendien is de Opdrachtnemer gerechtigd de tussen hem en de Opdrachtgever bestaande overeenkomsten, voor zover deze nog niet zijn uitgevoerd, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien de Opdrachtgever, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, die voor hem uit enige met de Opdrachtnemer gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever of bij stilleggen of liquidatie van diens bedrijf.

10.3 De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de Opdrachtgever. Opschorting, staking en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de reeds verrichte werkzaamheden onverlet. Daarenboven is de Opdrachtnemer alsdan gerechtigd van de Opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van de Opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, daaronder begrepen het door de Opdrachtnemer gederfde inkomen.

Artikel 11: Zorgplicht en geheimhouding

11.1 De Opdrachtnemer zal iedere opdracht met de gebruikelijke zorgvuldigheid en vakbekwaamheid uitvoeren.

11.2 De Opdrachtnemer draagt zorg voor de geheimhouding van alle door de Opdrachtgever verstrekte gegevens in het kader van de opdracht.

11.3 De Opdrachtgever verplicht zich eveneens tot deze geheimhoudingsplicht.

Artikel 12: Inschakelen van derden

12.1 De Opdrachtnemer heeft het recht de uitvoering van een opdracht en/of daarmee samenhangende werkzaamheden te laten uitvoeren door derden.

Artikel 13: Reclames en Aansprakelijkheid

13.1 Een reclamatie dient binnen 8 dagen na datum waarop de dienst is geleverd schriftelijk ingediend te zijn.

13.2 Indien een bezwaar omtrent geleverde diensten gegrond wordt bevonden en aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer ter zake wordt vastgesteld, zal deze te zijner keuze een vergoeding betalen van ten hoogste 100% van de reeds ontvangen offertewaarde. Tot verdere schadevergoeding is de Opdrachtnemer nimmer verplicht.

13.3 De Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor directe schade en ongelukken die zijn ontstaan door bewuste roekeloosheid of opzet door de Opdrachtnemer. De aansprakelijkheid zal te nimmer meer bedragen dan 100% van het reeds ontvangen offertebedrag.

13.4 De Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernieling van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens Opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Het vervoer van goederen is voor risico van de Opdrachtgever.

13.5 In de situatie dat de onderneming van de Opdrachtgever om welke reden, op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt samengebracht met, dan wel wordt voortgezet in een andere onderneming, ontstaat er voor wat betreft de nakoming van de onder artikel 1 bedoelde verplichtingen van de Opdrachtgever een hoofdelijke aansprakelijkheid voor de oorspronkelijke en opvolgende onderneming.

13.6 De werkzaamheden die de Opdrachtnemer verricht zijn te allen tijde een inspanningsverplichting en nimmer een resultaatsverplichting. De inspanningsverplichting richt zich uitdrukkelijk alleen tot de Opdrachtgever en niet tot bij de Opdrachtgever betrokken derden.

13.7 Wanneer Opdrachtgever werkzaamheden ten behoeve van de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins waarvoor de Opdrachtnemer is ingeschakeld gedeeltelijk zelf verricht kan de opdrachtnemer hier wel een adviserende rol in spelen maar kan voor de uitvoering hiervan niet aansprakelijk gesteld worden.

Artikel 14: Overmacht (Force Majeure)

14.1 In geval van overmacht heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden zonder dat Opdrachtgever uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schade en interest kan doen gelden.

14.2 Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden en personen, die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, en die niet aan Opdrachtnemer zijn toe te rekenen. Hieronder zullen (indien er voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken) mede zijn begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van Opdrachtnemer, wilde stakingen of politieke stakingen in het bedrijf van Opdrachtnemer, weersomstandigheden, faillissement accommodatie van de bijeenkomst, een algemeen gebrek aan voor het uitvoeren van de overeenkomst benodigde zaken of diensten, niet-voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan Opdrachtnemer afhankelijk is, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, ziektes, epidemieën en/of quarantaines, overheidsmaatregelen en algemene vervoersproblemen.

14.3 Indien Opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is hij gerechtigd betaling te vorderen voor de reeds geleverde diensten c.q. leverbare diensten.

14.4 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren vanwege overmacht, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door Opdrachtnemer vastgelegd worden. Schade voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van de Opdrachtgever.

14.5 Ten tijde van annulering door de Opdrachtgever in aanloop naar de bijeenkomst, evenement, activiteit of anderszins, dienen de gemaakte (meerwerk) uren, reiskosten en eventuele reeds gemaakte (on)kosten voldaan te worden, waarvoor een aangepaste factuur zal worden opgemaakt.

Artikel 15: Copyright / eigendomsvoorbehoud

15.1 Alle ontwerpen, modellen, concepten, draaiboeken, tekeningen, schetsen, schema’s, monsters modellen, concepten, gereedschap, e.d. die door Opdrachtnemer worden gehanteerd blijven, ook indien zij aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld geestelijk en/of fysiek, eigendom van Opdrachtnemer en mogen derhalve, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer, voor geen ander doel dan uitvoering van de overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever gebruikt worden en na afronding geretourneerd dient te worden.

Artikel 16: Verplichtingen Opdrachtgever

16.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.

16.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden en/of eigen medewerkers, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB-verzekering en/of evenementenverzekering af te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich om ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de Opdrachtnemer en de bij de uitvoering van de overeenkomst de door Opdrachtnemer ingeschakelde derden waaronder begrepen de medewerk(st)er(s) en de door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan Opdrachtnemer te verstrekken.

16.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

16.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 16.1 en/of 16.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 16.1 en/of 16.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en de Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

16.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Bumarechten).

16.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.

16.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoekers van een evenement.

16.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die Opdrachtgever daaromtrent ontvangt.

Artikel 17: Geschillen

17.1 Op alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.

17.2 Alle geschillen voortvloeiend uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten hieruit voortvloeiend, zullen worden beslecht door de bevoegde Rechter binnen het arrondissement van de vestigingsplaats van Opdrachtnemer.

Deze versie van de Algemene voorwaarden vervangt alle voorgaande versies